Alistamiento ISO 9001

A continuación desglosaremos las fases a ejecutar del proceso de alistamiento para la certificación de la calidad  ISO 9001 para instituciones educativas desde el nivel pre escolar hasta la media técnico vocacional bajo la norma GTC 200 que se establece para el sector educativo.

Durante el proceso se abordaran las articulación  de la GUIA 34, actualización del PEI, los sistemas institucionales de evaluación escolar referenciados desde el modelo pedagógico de cada una de las instituciones educativas, ante todo la caracterización del servicio educativo que es el referente de calidad que deben tener cada uno de los colegios dentro del cumplimento de su horizonte institucional.

OBJETIVOS

-Planificar el Sistema Integrado de Gestión de la Calidad para las actividades realizadas por la institución. 

-Elaborar los documentos requeridos por la norma (ISO 9001) para las actividades realizadas por la institución.

-Asesorar la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad. 

-Ejecutar auditoría interna en la institución al Sistema de Gestión de la Calidad con base en la norma implementada.

-Realizar seguimiento y acompañamiento para el cierre de No Conformidades derivadas de la Auditoría interna y Auditoría externa.

ALCANCE DE LA PROPUESTA

Planificacion, documentación e implementación del sistema de   gestion de la calidad con base en la norma iso 9001  para las actividades realizadas en la institución educativa.

Para desarrollar el presente proyecto se tendrán en cuanta las siguientes fases

FASE I: Socialización Sistema De Gestión De La Calidad.

En esta fase se buscara acondicionar los elementos pertinentes para la gestión del proceso estratégico del certificación de la calidad  se revisara las condiciones y recursos disponibles para empezar a generar el cronograma de trabajo de acuerdo a los protocolos de la norma y sus necesidades básicas de acuerdo con la prestación del servicio educativo de su institución.

FASE II: Revisión del horizonte institucional.

Se conformará un grupo de trabajo con funcionarios de la institución de acuerdo  a sus perfiles y competencias para definir los objetivos  de la calidad, políticas de calidad, misión, visión y mapa de procesos.

FASE III: Definición de los procesos y la norma.

En esta fase se establecerá con el grupo líder de la calidad de acuerdo a sus roles y funciones el cual se cargara de construir los subprocesos pertinentes articulados con la guía 34 con el MEN.

Cada subproceso se definirá en función de la norma de sus entradas y salidas que le exige el numeral de cada ITEM.

FASE IV: Modelamiento de los procesos.

En esta fase se buscara generar los manuales de procedimiento de los procesos del colegio, esto manuales van articulados de acuerdo a los procesos y Subprocesos que presenta. Cada procedimiento va a presentar flujograma, descripción del proceso con sus respectivos responsables del proceso operativo.

En esta fase también se van a definir los subprocesos que tiene cada proceso, igualmente se codificaran todos los documentos institucionales de acuerdo a los protocolos, copia controlada, copia no controlada y documento obsoleto. También es de tener en cuenta que en esta fase se produce la tabla de retención documental y de registros. 

FASE V: Construcción de la caracterización del proceso.

Se va a continuar la caracterización de cada proceso, donde cada caracterización va relacionada con datos de proveedores, procesos directos, procesos indirectos, datos de entrada, datos de salida, numero de la norma a la que pertenece cada subproceso de acuerdo a la norma GTC 200 , NTC GP 1000, MECI 2005.

También se van a construir los indicadores de procesos, donde se va a generar el documento institucional de todos los indicadores de procesos. Igualmente cada indicador se va a caracterizar con el nombre del proceso al que pertenece, tanto de entrada como de salida.

FASE VI: Definición del manual de funciones.

Se va a definir los roles y funciones que va a desempeñar cada funcionario del colegio, se va a buscar revisar el manual de funciones institucional para definir un formato de calidad de acuerdo al perfil, funciones, cargo, indicador de seguimiento e indicador de procesos. Se produce el cuadro de honor de acuerdo a la evaluación interna de cada uno de los funcionarios y el nivel de satisfacción del cliente

FASE VII: Construcción del Manual de Calidad.

Se procederá a construir el manual de calidad hasta la norma 8, con las acciones preventivas y correctivas que corresponde al respectivo manual. En esta fase es muy importante la dedicación de 10 días de trabajo continuo sobre la terminación del documento. 

Es importante que el grupo de la calidad asista a cada una de las sesiones establecidas por el representante de la dirección y el asesor. 

Generación de indicadores de prestación del servicio para cada uno de los procesos del sistema de gestión de calidad.

Diseño de la matriz institucional de los indicadores de procesos y subprocesos para la validación del prestación de servicio.

Producción de los cuadros de mando de acuerdo a la naturaleza de servicio. Primera auditoría interna sobra a evidencia de lo tangible del servicio en lo ofertado y planeado.

FASE VIII :Auditoria interna 

En esta fase se auditaran los procesos directivos, misionales y de apoyo; se revisaran de acuerdo a la norma.

Entrega de resultados de la primera auditoría interna sobre las no conformidades menores y mayores del sistema de gestión de la calidad.

Generación de las acciones preventivas y correctivas de acuerdo a los resultados de la auditoria. Se generara la revisión por la dirección para dejar la fase de diseño terminada. Diseño del manual de la calidad hasta el capítulo 4 de acuerdo a la norma ISO 9001.

FASE IX:

Terminación del manual de la calidad hasta el capitulo 9.

Toma de datos de indicadores de procesos para la generación de la matriz del sistema de gestión y lo cuadros de mando con el seguimiento de las acciones preventivas y correctivas.

Segunda auditoria INSTU de verificación de los protocolos y el procedimiento de la prestación del servicio de acuerdo  a los mapas de riesgo.

FASE X:

Informe de la segunda auditoría interna, generación de la matriz de las no conformidades mayores y menores.

Diseño del plan de acción para las preventivas y correctivas.

Revisión de la hoja de ruta de cumplimiento proceso a proceso.